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Papierstapel
Statt jeden Beleg einzeln abzuheften, scannen Sie den Stapel am Stück. Trennen, benennen und einsortieren übernimmt der Aktenschrank.
Warum
Schluss mit Ordnern, Stapeln und Suchen
In den meisten Büros wird Papier noch gelocht, abgeheftet und Jahre später mühsam wieder gesucht. Dazu kommen PDF-Rechnungen, die irgendwo im Postfach liegen. Der Aktenschrank bringt beides an einen Ort.
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Suchen
„Wo war noch die Rechnung vom Toner?“ Ein Suchbegriff genügt. Gesucht wird im Text jeder Seite, auch in alten Scans, Word- und Excel-Dateien.
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Aufbewahrung
Belege liegen sortiert nach Jahr und Absender, im Archivformat PDF/A und mit dem Original daneben. Gesichert wird jede Nacht.
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Postfach-Chaos
Rechnungen per E-Mail holt der Aktenschrank direkt aus dem Postfach, zum Beispiel aus rechnung@ihre-firma.de. Die Anhänge landen automatisch im Archiv.
So funktioniert es
Vom Stapel zum gefundenen Beleg in vier Schritten
Sie legen nur Papier ein oder leiten eine E-Mail weiter. Alles andere läuft von selbst, in der Regel nach wenigen Minuten.
Stapel scannen
Ganzen Stapel in den Einzugsscanner legen und die Taste drücken. Der Scanner legt die Datei in einen Netzwerkordner, den der Aktenschrank überwacht. E-Mails mit Anhang kommen über das Postfach dazu.
Automatisch trennen
Der Aktenschrank erkennt, wo ein neues Dokument anfängt, etwa an einem neuen Briefkopf oder einer neuen Rechnungsnummer, und macht aus einem Scan viele einzelne Belege.
Erkennen & zuordnen
Texterkennung für jede Seite, schiefe Seiten werden gerade gerückt. Dann vergibt das System Titel, Absender, Dokumentart, Datum und Schlagworte und legt den Beleg ab.
Finden
Im Browser suchen, filtern, ansehen, herunterladen. Auf dem PC im Büro, auf dem Tablet oder unterwegs auf dem Handy.
Funktionen
Was der Aktenschrank kann
Was heute schon im Alltag läuft und was ich für Sie zusätzlich einrichte oder gerade entwickle, sehen Sie an der Kennzeichnung.
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Erfassen
Papier, PDFs und E-Mails kommen auf mehreren Wegen ins Archiv, ohne dass jemand Dateien herumschieben muss.
- Scan in einen Netzwerkordner: der Scanner legt ab, das Archiv holt ab vorhanden
- E-Mail-Postfächer automatisch abholen, je Adresse eigene Schlagworte (z. B. Rechnungen, Lieferscheine) vorhanden
- Word- und Excel-Dateien werden mit archiviert und durchsuchbar vorhanden
- Unterordner je Person oder Abteilung, z. B. für eigene Zuständigkeiten vorhanden
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Stapel trennen
Ein Scan mit zwanzig Seiten wird zu den acht Belegen, die wirklich drin waren.
- Trennung per KI: erkennt Dokumentanfänge an Briefkopf, Absender und Belegnummer vorhanden
- Im Zweifel bleibt eine Seite beim vorherigen Dokument, nachträgliches Teilen und Zusammenfügen im Browser vorhanden
- Trennblatt mit Barcode zwischen den Belegen, ganz ohne KI auf Anfrage
- Archiv-Nummer als Barcode-Aufkleber, damit Sie das Papier-Original wiederfinden auf Anfrage
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Erkennen und ordnen
Jeder Beleg bekommt einen sprechenden Titel und landet an der richtigen Stelle, ohne Tipparbeit.
- Texterkennung Deutsch und Englisch, Seiten drehen und begradigen, Archivformat PDF/A vorhanden
- KI vergibt automatisch Titel, Absender, Dokumentart und Schlagworte, jederzeit änderbar vorhanden
- Zuordnungsregeln nach Stichworten oder lernend aus bisherigen Zuordnungen vorhanden
- Eigene Felder wie Betrag, Fälligkeit oder Vertragsende auf Anfrage
- Bessere Texterkennung per KI bei schwachen Scans und Handschrift in Vorbereitung
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Finden, teilen, absichern
Alles im Browser, mit eigenen Logins und klaren Rechten.
- Volltextsuche über alle Seiten, Filter nach Absender, Art, Schlagwort und Datum vorhanden
- Eigene Logins, Rechte je Person und Gruppe, Besitzer automatisch je Eingangsordner vorhanden
- Änderungsprotokoll: wer hat wann was geändert vorhanden
- Tägliche Sicherung, gelöschte Dokumente 30 Tage im Papierkorb vorhanden
- KI-Auswertung komplett auf eigenem Server, ohne externen KI-Dienst in Vorbereitung
So lesen Sie die Kennzeichnung: vorhanden = läuft heute produktiv, in meinem eigenen Archiv und/oder beim Kunden, und gehört zur Einrichtung. auf Anfrage = richte ich für Ihre Firma individuell ein, Aufwand nach Absprache. in Vorbereitung = in Entwicklung, noch nicht im Kundeneinsatz.
Einblick
So sieht der Aktenschrank aus
Vereinfachte, nachgebaute Ansichten mit erfundenen Firmen und Belegen (Demo-Daten), damit hier keine echten Kundendokumente zu sehen sind. Das echte System sieht im Detail anders aus, in der Vorführung zeige ich es Ihnen. Bild anklicken zum Vergrößern.
Zusammen mit Odoo & E-Rechnung
Belege landen dort, wo gebucht wird
Der Aktenschrank arbeitet allein, spielt seine Stärken aber zusammen mit meinen anderen Produkten aus.
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Anbindung an Odoo
Nutzen Sie meine Odoo-Pakete, kann der Aktenschrank die wichtigen Angaben auslesen und in Odoo einen Entwurf anlegen. Gebucht, bestätigt oder verschickt wird dabei nichts, das entscheiden Sie in Odoo. Das läuft bei einem Kunden im Alltag; für Ihr Odoo richte ich es nach Aufwand ein. Das Auslesen nutzt die KI.
- Eingangsrechnung als Rechnungsentwurf mit Lieferant, Betrag und Datum, Original als Anhang vorhanden
- Bestellung als Einkaufsentwurf, Lieferschein-Mengen am Wareneingang vorbelegt vorhanden
- Belege ohne passende Bestellung landen in einer Liste „offene Scans“ zur Zuordnung vorhanden
- Weitere Belegarten und Abläufe nach Ihrem Bedarf auf Anfrage
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E-Rechnungen
XRechnung und ZUGFeRD sind für Menschen schwer lesbar. Die E-Rechnung Fabrik macht daraus eine lesbare Rechnungsansicht und prüft die Datei. Kommen ZUGFeRD-Rechnungen per Mail, landet das PDF wie jeder andere Beleg im Aktenschrank. Reine XRechnung-Dateien lesen Sie mit der E-Rechnung Fabrik.
- E-Rechnungen lesen und prüfen mit der E-Rechnung Fabrik vorhanden
- Odoo-Funktion: Eingangsrechnungen per Belegadresse direkt als Entwurf, mehr zu Buchhaltung & Steuerberater vorhanden
Datenschutz & Aufbewahrung
Das Archiv liegt in Deutschland. Was es verlässt, sage ich offen.
Ein Archiv enthält das Sensibelste, was eine Firma hat. Deshalb steht hier, wo was liegt und wohin etwas übertragen wird.
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Archiv auf eigenem Server
Dokumente, Texte und Suchindex liegen in meiner Infrastruktur in Worms, in einer eigenen, von anderen Kunden getrennten Instanz. Von außen erreichbar nur über eine verschlüsselte Verbindung mit vorgeschalteter Anmeldung (Zugangsdienst Cloudflare). Den Betrieb auf einem Server bei Ihnen im Haus richte ich auf Anfrage ein.
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KI offen erklärt
Für das Trennen, Benennen und Auslesen nutze ich derzeit Cloud-KI-Dienste (Google Gemini über den Vermittler OpenRouter, Anthropic Claude). Dafür werden Seitenbilder bzw. der Text des jeweiligen Belegs übertragen, die Verarbeitung kann auch außerhalb der EU stattfinden. Wollen Sie das nicht, schalte ich die KI ab: Dann sortieren Regeln, Trennblätter mit Barcode richte ich auf Anfrage ein, die Odoo-Anbindung braucht die KI. Eine KI auf eigenem Server ist in Vorbereitung.
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Sicherung und Ausstieg
Jede Nacht wird das ganze Archiv gesichert. Endet die Zusammenarbeit, bekommen Sie alle Dokumente als Dateien samt Titeln, Absendern und Schlagworten. Ihre Daten gehören Ihnen.
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Aufbewahrung & GoBD
Der Aktenschrank bewahrt das Original auf, legt eine Archivfassung an und protokolliert Änderungen. Eine Löschsperre für Aufbewahrungsfristen hat er nicht. Ob Ihre Ablage den GoBD entspricht, hängt von Ihren Abläufen und einer Verfahrensdokumentation ab; die technische Beschreibung dafür erstelle ich auf Anfrage.
Preise
Passend zu Ihrem Belegaufkommen
Wie viel Aufwand die Einrichtung macht, hängt von Belegmenge, Postfächern, Scanner und einer möglichen Odoo-Anbindung ab. Die Einrichtung beginnt bei 790 €, das feste Angebot bekommen Sie nach einem kurzen Gespräch. Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
Einrichtung
Der Aktenschrank fertig eingerichtet, mit Ihren Postfächern, Ihrem Scanner und Ihren Schlagworten.
ab 790 €netto einmalig
Anbindung an Odoo + 490 € · Altbestand nach Aufwand · festes Angebot nach dem Erstgespräch
- Eigene Instanz in meiner Infrastruktur in Worms
- Scanner-Ordner und E-Mail-Postfächer anbinden
- Schlagworte, Dokumentarten, Regeln, Logins
- KI-Trennung und KI-Zuordnung (Trennblatt auf Anfrage)
- Probelauf mit einem echten Stapel
- Einweisung per Fernwartung und Kurzanleitung
Betrieb und Pflege
Damit das Archiv läuft, gesichert ist und aktuell bleibt.
ab 49,99 €netto / Monat
S: bis 3 Nutzer, ca. 1.000 Seiten/Monat, 49,99 € · M: bis 10 Nutzer, ca. 5.000 Seiten/Monat, 89,99 € · größer auf Anfrage · KI-Option + 10 € (bei M inklusive) · Odoo-Anbindung + 19,99 € · Mindestlaufzeit 12 Monate
- Betrieb auf meinem Server in Worms
- Tägliche Sicherung
- Updates und Überwachung
- Hilfe bei Störungen
- Neue Abläufe, Odoo-Anpassungen und Altbestand-Übernahme nach Aufwand
Scanner
Ein Einzugsscanner, der direkt in einen Netzwerkordner scannt, ohne PC daneben.
nach Angebot
Beratung, Lieferung und Einrichtung
- Gerät passend zu Ihrer Belegmenge
- Taste bzw. Kachel „Archiv“ am Scanner
- Auch vorhandene Multifunktionsgeräte, wenn sie in einen Netzwerkordner scannen
Einrichtung
So kommen Sie zum Aktenschrank
Ist der Scanner schon da, ist mein Ziel: Der Aktenschrank läuft innerhalb von ein bis zwei Wochen.
Gespräch & Vorführung
Sie sehen den Aktenschrank in Aktion. Wir klären, welche Belege anfallen, wer damit arbeitet und ob Odoo oder Ihre Kanzlei angebunden werden sollen.
Einrichtung
Eigene Instanz, Scanner-Ordner, Postfächer, Schlagworte und Dokumentarten nach Ihrer Ablage, Logins und Rechte für Ihr Team.
Probelauf
Ein echter Stapel aus Ihrem Alltag läuft durch. Was nicht passt, stelle ich nach. Auf Wunsch übernehme ich vorhandene PDF-Ordner gleich mit.
Einweisung & Betrieb
Kurze Einweisung per Fernwartung, Kurzanleitung als PDF. Danach sichere, überwache und pflege ich das Archiv.
FAQ
Häufige Fragen
Worauf basiert der Aktenschrank?
Die Grundlage ist Paperless-ngx, eine bewährte Open-Source-Software für Dokumentenarchive. Dazu kommen eigene Erweiterungen (die automatische Trennung von Scan-Stapeln und die Anbindung an Odoo) und weitere Open-Source-Bausteine für die KI-Zuordnung. Einrichtung, Betrieb und Pflege übernehme ich. Open Source heißt für Sie auch: keine Lizenzgebühr je Nutzer, und Ihre Daten bleiben in einem offenen Format.
Welchen Scanner brauche ich?
Am besten einen Einzugsscanner mit Duplex, der direkt in einen Netzwerkordner scannen kann. Viele Multifunktionsgeräte im Büro können das schon. Ich prüfe gern, ob Ihr Gerät passt, und empfehle sonst ein Modell passend zu Ihrer Belegmenge.
Wie zuverlässig trennt die KI den Stapel?
In meinem eigenen Archiv hat die KI seit Ende Oktober 34 Stapel getrennt, ohne dass einer mit Fehler hängen geblieben ist. Sie achtet auf Briefköpfe, Absender und Belegnummern; im Zweifel bleibt eine Seite beim vorherigen Dokument. Liegt sie daneben, teilen oder fügen Sie im Browser mit wenigen Klicks zusammen. Ohne KI geht es auch mit Trennblättern mit Barcode, die richte ich auf Anfrage ein.
Gehen meine Dokumente an eine KI in der Cloud?
Ja, wenn die KI-Funktionen aktiv sind, und das ist in der Standard-Einrichtung der Fall. Für das Trennen gehen Seitenbilder in verringerter Auflösung, für Zuordnung und Auslesen der erkannte Text an die oben genannten KI-Dienste. Das Archiv selbst bleibt in Deutschland. Auf Wunsch richte ich den Aktenschrank ohne KI ein, dann bleiben alle Dokumente in meiner Infrastruktur in Worms. Eine Variante mit KI auf eigenem Server bereite ich gerade vor.
Darf ich das Papier nach dem Scannen wegwerfen?
Ob und welche Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden dürfen, klären Sie bitte mit Ihrer Kanzlei. Eine technische Beschreibung für Ihre Verfahrensdokumentation erstelle ich auf Anfrage. Das ist eine technische Einordnung, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Kann ich meine vorhandenen PDF-Ordner übernehmen?
Ja. Vorhandene PDFs, Word- und Excel-Dateien lassen sich ordnerweise einlesen und werden genauso erkannt und verschlagwortet. Mein eigenes Archiv umfasst rund 3.500 Dokumente mit über 14.000 Seiten.
Komme ich auch von unterwegs an meine Dokumente?
Ja, im Browser auf PC, Tablet oder Handy, über eine verschlüsselte Verbindung mit vorgeschalteter Anmeldung und eigenem Login. Eine App müssen Sie nicht installieren.
Was kostet der Aktenschrank?
Das hängt vor allem von der Belegmenge, der Zahl der Postfächer und einer möglichen Odoo-Anbindung ab. Nach einem kurzen Gespräch bekommen Sie ein festes Angebot für Einrichtung und Betrieb. Lizenzgebühren je Nutzer gibt es keine.
Vorführung & Anfrage
Den Aktenschrank live sehen?
Schreiben Sie mir kurz, welche Belege bei Ihnen anfallen und ob schon ein Scanner da ist. Ich melde mich innerhalb eines Werktags mit einem Terminvorschlag.
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Telefon+49 6251 8035331
💬
WhatsAppPer WhatsApp schreibenWhatsApp Business, gleiche Nummer wie Telefon
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E-Mailkontakt@its-rn.de
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AdresseIT Service Rhein-Neckar
Brückenweg 32, 67551 Worms
Brückenweg 32, 67551 Worms
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ErreichbarkeitMo – Fr: 10:00 – 17:00 Uhr
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Für wenBetriebe, Handwerk, Handel und Büros, die Papier und PDF-Belege an einem Ort haben wollen – in Rhein-Neckar vor Ort, sonst per Fernwartung.
Auch interessant: Odoo-Pakete
Angebote, Rechnungen, Einkauf und Buchhaltung in einem System, gehostet und betreut in Worms. Mit dem Aktenschrank können Ihre Belege als Entwurf in Odoo landen.