Karte an den Leser.
Die Arbeitszeit ist erfasst.

Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (C-55/18) und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zu erfassen. Wie genau, regelt der Gesetzgeber noch; eine elektronische Erfassung ist nach heutigem Stand nicht für alle vorgeschrieben, aber der sicherste Weg. Das ist eine sachliche Einordnung, keine Rechtsberatung.

So lange, wie Sie es einstellen. Standard sind 2 Jahre, danach löscht die Software alte Einträge automatisch. Zwei Jahre entsprechen der Aufbewahrungsfrist, die zum Beispiel § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz für Mehrarbeit und § 17 Mindestlohngesetz für bestimmte Beschäftigte vorsehen. Welche Frist für Ihren Betrieb gilt, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder Datenschutzbeauftragten.

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten. Die Daten bleiben in Ihrem Netz, nur Personen mit Login sehen sie, und wer Monatsberichte abruft, wird protokolliert. Ihre Mitarbeiter müssen Sie informieren (Art. 13 DSGVO); dafür gebe ich Ihnen eine Vorlage mit. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei technischen Einrichtungen zur Erfassung von Verhalten oder Leistung ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); üblich ist eine Betriebsvereinbarung. Auch das ist eine sachliche Einordnung, keine Rechtsberatung.

Nein. Die Software läuft in Ihrem Netz und holt die Stempelungen direkt von Ihrer UniFi-Konsole. Die Monatsberichte gehen nur an die Adressen, die Sie festlegen.

Fällt die Zeiterfassung selbst aus, geht nichts verloren: UniFi Access protokolliert die Stempelungen weiter, und beim Neustart werden die letzten Wochen nachgeladen. Fällt die UniFi-Konsole oder das Netz aus, kann in der Zeit nicht gestempelt werden; dann notieren Ihre Mitarbeiter Kommen und Gehen kurz von Hand. Schlägt der Monatsbericht fehl, versucht die Software es erneut und meldet sich bei mir.

Heute zählt die Software die Zeit von der ersten bis zur letzten Karte des Tages, Pausen werden nicht automatisch abgezogen. Ein Abzug nach festen Regeln ist in Vorbereitung. Wer Pausen genau erfassen will, hält beim Hinaus- und Hereingehen die Karte vor; im Bericht sehen Sie die Zahl der Stempelungen je Tag.

Das Monats-PDF geht per E-Mail an Ihr Lohnbüro. Einen Export als CSV oder für DATEV-Lohn richte ich auf Anfrage ein.

Wenn Sie ohnehin über eine Zutrittskontrolle nachdenken: ja, dann bekommen Sie Tür und Zeiterfassung aus einem System. Nur für die Zeiterfassung allein gibt es günstigere Wege; das sage ich Ihnen im Gespräch ehrlich.